Vous assurez l’accueil, la gestion de la réception et le support administratif au sein d’une structure incluant 3 entreprises distinctes.

Vous contribuez également à certaines activités de services généraux, afin de garantir un environnement professionnel accueillant et bien organisé pour les collaborateurs, visiteurs et partenaires.

Accueil & Réception

• Ouverture et fermeture de la réception
• Accueil des visiteurs internes et externes
• Prise en charge des appel téléphoniques en français et en anglais
• Gestion des boites mails des 3 sociétés
• Gestion du courrier postal et des colis entrants et sortants
• Coordination de réservations,
  mise en place et tenue des salles de conférences
• Coordination de réservations (hôtels, taxis, voitures de location)
• Gestion du stock back office de la réception
• Diverses tâches administratives liées au poste
• Assurer, selon les besoins, l'accompagnement des visiteurs externes lors des visites du site et présenter les différentes zones ainsi que leurs principales activités

Services généraux (support)

• Gestion des badges et des accès visiteurs/prestataires
• Suivi des véhicules présents sur site (stationnement, bornes de recharge, plaques d’immatriculation, etc.)
• Assurer le suivi opérationnel de la prestation de nettoyage (demandes, problèmes, devis, interventions) et, ponctuellement, d'autres prestataires de services généraux
• Support ponctuel pour l’organisation d’événements internes

• 2 ans d’expérience dans un poste similaire
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit), allemand un atout
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Sens de l’accueil, aisance relationnelle et très bonne communication orale
• Excellente présentation et attitude professionnelle
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur et autonomie
• Esprit d’initiative, sens de l’organisation et flexibilité dans un environnement dynamique
• Capacité à collaborer efficacement avec différents services et interlocuteurs